L’embauche d’un salarié est une décision importante de l’employeur dans la vie de son entreprise. Cette embauche déclenche l’obligation de réaliser diverses formalités.
Les formalités communes à toute embauche
Il existe tout d’abord des formalités obligatoires à remplir par l’employeur quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail, qui sont communes à toute embauche.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
L’embauche d’un salarié déclenche automatiquement l’obligation pour l’employeur de procéder à sa déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf ou de la MSA. L’employeur doit la réaliser quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail.
La DPAE doit comporter les informations suivantes :
- Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale.
- Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d’identification, s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale.
- Date et heure d’embauche.
- Nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuel pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.
Cette déclaration doit s’effectuer avant l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de celle-ci. L’employeur qui omet cette déclaration ou qui l’effectue tardivement encourt des sanctions pénales.
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La visite médicale d’information et de prévention (VIP)
L’employeur doit organiser la visite médicale d’information et de prévention auprès du service de santé au travail dans les 3 mois suivant l’embauche. Elle peut être réalisée par le médecin du travail ou l’un des membres de l’équipe pluridisciplinaire (infirmer, collaborateur par exemple).
Pour les salariés mineurs et les salariés affectés à des postes à risques, la visite d’information et de prévention est remplacée par l’examen médical d’aptitude devant obligatoirement intervenir préalablement à la prise de fonction.
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L’inscription sur le registre unique du personnel
Dès l’embauche de son premier salarié sur un établissement, l’employeur doit tenir et mettre à jour le registre unique du personnel.
Ce registre contient différentes informations concernant les salariés, parmi elles, les dates d’entrée et de sortie des effectifs. À chaque embauche de salarié, l’employeur doit ainsi bien veiller à compléter son registre unique du personnel.
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L’affiliation auprès des caisses
L’entreprise qui embauche un salarié l’affilie à la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco à laquelle l’entreprise adhère. Cette affiliation est réalisée automatiquement par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN).
L’employeur a également l’obligation de mettre en place une complémentaire santé collective à destination de ses salariés. Il doit à ce titre informer le salarié, le jour de son embauche, du régime applicable dans l’entreprise. Il lui remet un exemplaire de l’acte fondateur ; une notice d’information comportant notamment les garanties et l’étendue de la couverture ; un bulletin individuel d’adhésion à la mutuelle. Le salarié devra retourner le bulletin complété et signé.
Il est également possible qu’une prévoyance soit obligatoire dans l’entreprise : soit parce qu’elle compte dans ses effectifs au moins un cadre, soit parce qu’elle est rendue obligatoire par la convention collective. L’employeur doit informer les salariés dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que concernant la mutuelle.
Les obligations d’information de l’employeur
Outre les documents relatifs aux organismes de prévoyance, d’autres obligations d’information sont mises à la charge de l’employeur.
Au moment de l’embauche, l’employeur communique au salarié :
- La convention collective et les éventuels autres accords collectifs applicables, ainsi le lieu de consultation de leur version à jour.
- Les lieux où se trouvent les affichages obligatoires et le cas échéant, le règlement intérieur.
- L’éventuel livret d’épargne salariale.
- Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) dont la mise en place est obligatoire dès l’embauche du premier salarié.
Depuis le 1er novembre 2023, de nouvelles obligations d’information s’ajoutent à ces dernières :
Les salariés doivent être informés au plus tard dans les 7 jours suivant leur embauche des informations suivantes :
- Identité des parties à la relation de travail
- Lieux de travail et, si elle est différente, adresse de l’employeur
- Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d’emploi
- Date d’embauche
- La date de fin ou durée prévue de l’embauche (pour les CDD)
- S’il y en a une prévue au contrat de travail, durée et conditions de la période d’essai
- Eléments constitutifs de la rémunération
- Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou modalités d’aménagement sur une autre période de référence (en cas de mise en place d’un dispositif d’aménagement du temps de travail), conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à réaliser des heures supplémentaires ou complémentaires, et, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe
Puis, l’employeur dispose d’un délai d’un mois à compter de l’embauche pour informer ses salariés des informations suivantes :
- Identité de l’entreprise utilisatrice (si intérimaire)
- Droit à la formation assuré par l’employeur
- Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée
- Procédure à mettre en œuvre par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail
- Conventions et accords collectifs applicables
- Régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié, mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur et, le cas échéant, conditions d’ancienneté qui y sont attachées.
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Des formalités spécifiques dans certains cas
En plus des formalités visées ci-dessus, selon les cas, des obligations supplémentaires peuvent être requises.
Embauche de salariés de nationalité hors Union Européenne, hors Espace économique européen, hors Confédération Suisse
L’employeur doit dans ce cas requérir une copie de la pièce d’identité du pays d’origine du salarié, vérifier l’existence d’un titre de séjour l’autorisant à travailler ou d’une autorisation de travail et vérifier la possibilité du salarié de travailler dans son entreprise, auprès de la préfecture.
Le préfet notifie sa réponse au salarié dans un délai de 2 jours ouvrables dès réception de la demande. L’absence de réponse vaut autorisation par la préfecture.
Embauche par l’entreprise de son premier salarié
Lorsque l’employeur embauche son premier salarié sur un établissement ou qu’il n’a pas embauché de salarié pendant une période au moins égale à 6 mois, il doit informer l’Inspecteur du travail par lettre recommandée avec accusé réception avant la prise de poste.
Il doit également demander l’immatriculation du salarié à la sécurité sociale dans les 8 jours suivant l’embauche et s’affilier à France Travail dans les 2 mois. Ces deux dernières obligations sont remplies par le biais de la DPAE.
Embauche par l’entreprise d’un salarié mineur
En cas d’embauche d’un jeune entre 14 et 16 ans, l’employeur doit solliciter et obtenir une autorisation de l’Inspection du travail.