Un coffre-fort numérique pour fiches de paie est obligatoire pour toute société qui souhaite dématérialiser ses bulletins de paie. Découvrez dans cet article comment bien s’équiper pour le stockage de ses bulletins de paie électroniques.
Coffre-fort numérique pour fiches de paie : Qu’est-ce que c’est ?
Un coffre-fort numérique pour fiches de paie est un logiciel accessible sur ordinateur mais également sur smartphone, généralement par le biais d’une application mobile, permettant de stocker et protéger numériquement les fiches de paie d’un ou de plusieurs salariés. Bien entendu, chaque salarié dispose d’un accès personnel et sécurisé à son coffre-fort lui permettant d’accéder à ses bulletins de paie.
Attention, un véritable coffre-fort numérique doit respecter certaines exigences et normes strictes (NF 203 CCFN). Ainsi, si vous avez besoin d’un tel outil, assurez-vous que la société qui vous le propose dispose bien des normes certifiant qu’il s’agit bel et bien d’un coffre-fort électronique et non d’un simple espace de stockage.
La mention coffre-fort est très importante et assure un haut niveau de sécurité ce qui est obligatoire dans le cas où l’on souhaite stocker des fiches de paie.
Il est obligatoire d’utiliser un coffre-fort numérique pour le stockage des fiches de paie
On pourrait penser que, pour le stockage des fiches de paie des salariés, un simple logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents), accessible par le biais d’un mot de passe, pourrait suffire. Malheureusement, ce n’est pas le cas.
Les fiches de paie dématérialisées doivent être stockées dans un coffre fort numérique pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations sensibles, telles que les données personnelles et financières des employés. Il s’agit ici d’une obligation !
En effet, les fichiers numériques peuvent facilement être perdus, volés ou altérés sans la protection d’un coffre fort numérique sécurisé. Voilà pourquoi il est obligatoire d’utiliser un coffre numérique pour le stockage des fiches de paie.
À noter qu’il en est de même pour les mails. Il ne faut surtout pas envoyer une fiche de paie par mail ! Cela n’est pas autorisé car il y a un gros risque de sécurité et de confidentialité des informations sensibles. Les courriels peuvent être interceptés, volés ou piratés, ce qui expose les données des employés à des risques potentiels. Il est donc obligatoire d’utiliser un système de coffre fort numérique sécurisé pour le stockage et la transmission des fiches de paie dématérialisées.
À noter : L’utilisation d’un coffre-fort numérique pour le stockage des fiches de paie est une solution respectueuse du RGPD (règlement général sur la protection des données). En utilisant cette solution logicielle, vous serez en accord avec cette réglementation qui est obligatoire pour toutes les entreprises.
N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir notre solution de coffre-fort numérique.