Actualité mise à jour le 21/04/2023.
Depuis le 25 mai 2018, tous les États des membres de l’UE (Union Européenne) ont pour obligation de protéger les données personnelles des citoyens. C’est ce que l’on appelle le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Il est primordial de savoir que le RGPD concerne toutes les entreprises et notamment la protection des données des salariés. Désormais, de nombreuses obligations touchent les entreprises en matière de rgpd et bulletin de paie ou encore de rgpd fiche de paie. Focus sur tout ce qu’il faut savoir.
Le RGPD c’est quoi ?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une réglementation européenne mise en place en mai 2018 pour renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens.
Le RGPD s’applique à toutes les entreprises, organismes publics, associations et autres entités qui collectent, traitent et stockent des données personnelles de citoyens européens, que ce soit en ligne ou hors ligne. Il vise à harmoniser les lois sur la protection des données dans toute l’Union européenne, ainsi qu’à renforcer les droits des citoyens sur leurs données personnelles.
Le RGPD impose notamment aux entreprises et organisations de :
- Obtenir un consentement clair et explicite des personnes avant de collecter leurs données personnelles.
- Informer les personnes sur les données collectées, leur finalité et leur durée de conservation.
- Mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles.
- Permettre aux personnes de demander l’accès, la rectification ou la suppression de leurs données personnelles.
- Avertir les autorités et les personnes concernées en cas de violation de données.
Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes pour les entreprises et organisations, allant jusqu’à 4 % de leur chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.
Le RGPD rend obligatoire la protection des données salariales de votre entreprise
Le RGPD rend obligatoire la protection des données salariales de votre entreprise. En effet, les données relatives aux salariés, telles que les informations de contact, les informations sur le salaire et les avantages sociaux, les évaluations de performance et les données de santé, sont considérées comme des données personnelles sensibles. Ces données doivent être traitées avec le plus grand soin et être protégées contre les risques de perte, de vol, de destruction ou de divulgation non autorisée.
Le RGPD impose des obligations spécifiques pour la collecte, le traitement et la conservation des données salariales. Les employeurs doivent notamment informer les salariés des données collectées, de leur finalité et de leur durée de conservation. Les employeurs doivent également mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données salariales, notamment en limitant l’accès aux données aux personnes autorisées et en assurant la confidentialité des données.
Toutes ces données, connues par les services des ressources humaines, font l’objet des grands principes du RGPD. Le bulletin de paie étant également un des éléments essentiels.
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RGPD et bulletin de paie : Des obligations importantes à respecter impérativement sous peine de sanctions
Le RGPD fiche de paie a des implications importantes sur la gestion des bulletins de paie des salariés. En effet, les bulletins de paie contiennent des informations personnelles sensibles telles que le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale, le salaire et d’autres informations liées à l’emploi. Ces informations sont considérées comme des données personnelles et sont donc soumises aux règles strictes du RGPD.
Le RGPD bulletin de paie impose aux employeurs de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger les bulletins de paie et les données qu’ils contiennent. Les employeurs doivent notamment mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
De plus, le RGPD impose aux employeurs de fournir aux salariés des informations claires et transparentes sur le traitement de leurs données personnelles, y compris les données contenues dans les bulletins de paie. Les salariés doivent être informés des finalités du traitement, des données personnelles traitées et de leurs droits en matière de protection des données.
En matière de RGPD et bulletin de paie, on note également le renforcement des obligations de conservation des données. Les employeurs doivent conserver les bulletins de paie et les données qu’ils contiennent pour une durée limitée, en fonction de la législation nationale et des pratiques sectorielles. Les données doivent être effacées ou détruites à l’expiration de cette période de conservation.
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RGPD fiche de paie : Par quels moyens protéger les données salariales ?
Le logiciel de bulletins de paie : Un premier niveau pour sécuriser les fiches de paie des salariés
L’utilisation d’un logiciel de bulletins de paie est largement recommandé afin de rentrer toutes les données des salariés et d’en conserver une confidentialité totale. Avec un logiciel de bulletins de salaire, plusieurs codes sont généralement attribués. Ils détiennent les moyens de sécuriser les informations et de permettre à une entreprise de respecter le RGPD, le bulletin de paie contenant toutes les informations sur un salarié.
Il est important, pour ne pas dire obligatoire, de se doter d’un logiciel de bulletins de paie qui prend en compte le RGPD. C’est ce que l’on vous propose chez Paybee afin que vous soyez en conformité RGPD bulletin de paie.
L’utilisation d’un coffre fort numérique en lien avec votre logiciel de fiches de paie permet de se conformer au RGPD
L’utilisation d’un coffre-fort numérique peut être une solution efficace pour protéger les données salariales de manière sécurisée et être en conformité RGPD fiche de paie. En effet, un coffre-fort numérique permet de stocker les fiches de paie de manière dématérialisée et sécurisée, avec des mesures de sécurité adaptées telles que le chiffrement des données et l’authentification forte.
L’un des avantages d’un coffre-fort numérique en lien avec votre logiciel de fiches de paie est que cela peut faciliter la gestion des documents pour les services de la paie et les employés. Les fiches de paie peuvent être stockées de manière centralisée et accessibles en ligne à tout moment et depuis n’importe quel endroit, ce qui peut être très pratique pour les employés en télétravail ou pour les équipes dispersées géographiquement.
Le coffre-fort numérique permet aux entreprises de respecter les exigences du RGPD en matière de protection des données salariales. En utilisant un coffre-fort numérique, les entreprises peuvent garantir la sécurité des données en appliquant des mesures de sécurité appropriées telles que le chiffrement, l’authentification forte et la surveillance de l’accès aux données. Chez paybee, nous sommes en mesure de vous proposer un coffre-fort numérique en lien direct avec votre logiciel de fiches de paie et 100% respectueux du RGPD fiche de paie.
Quels sont les avantages pour une entreprise d’utiliser un logiciel pour les bulletins de paie ?
Avec un logiciel de bulletins de salaire, et le coffre-fort numérique qui peut y être associé, le RGPD est beaucoup plus facile à maîtriser. Ce dernier permet de ne rentrer que les données indispensables au poste à pourvoir ou pourvu.
Désormais, puisque chaque salarié peut demander une copie de tout ce que son employeur détient sur lui, il est aisé, et cela en quelques clics, de lui remettre les renseignements demandés. Depuis le 25 mai 2018, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) possède le droit de contrôle sur la conformité du RGPD, le bulletin de paie étant l’un des premiers documents inspectés.
N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez obtenir de l’aide dans la mise en place RGPD fiche de paie de votre entreprise.