Silae Expense / Jenji : Logiciel de notes de frais

Silae Expense correspond à notre offre de gestion des notes de frais pour gérer les frais professionnels de bout en bout. Cette solution s’appuie sur deux modules en lien avec le logiciel de notes de frais Jenji. Découvrez les avantages de notre solution.

Silae Expense : Présentation de notre logiciel de notes de frais

Les modules Silae Expense et Silae Expense Pro, opérés par Jenji, simplifient considérablement vos tâches quotidiennes liées à la gestion des dépenses. Notre logiciel de notes de frais offre une synchronisation efficace pour la gestion de vos notes de frais, réduisant ainsi le temps nécessaire pour traiter les remboursements (intégrés directement dans la paie).

Cela vous donne un contrôle avancé sur les dépenses de votre entreprise, vous permet de superviser les coûts de manière exhaustive, et fournit un outil d’analyse prédictive pour une gestion plus efficace de vos données. De plus, notre solution assure la sécurité des données et garantit la conformité fiscale et juridique, minimisant les risques d’erreurs ou d’omissions administratives.

De plus, notre outil vous prépare à répondre aux obligations de la Loi de Finances 2024, qui exigera que les entreprises adoptent la facture électronique. Grâce à nos modules, vous avez la possibilité de numériser dès à présent la gestion de vos notes de frais, accélérant ainsi votre transition vers le 100% dématérialisé.

Logiciel note de frais : Les avantages de la solution Silae Expense

Utiliser notre logiciel note de frais Silae Expense, c’est disposer d’avantages importants pour la gestion de vos notes de frais et de vos RH :

• Élimination des inexactitudes et des tentatives de fraude lors du processus de remboursement.
• Accroissement de l’efficacité et des économies de temps pour l’ensemble de l’entreprise, y compris les employés, les comptables et les responsables.
• Réduction des délais requis pour le remboursement des dépenses.
• Transition vers une gestion dématérialisée et centralisée des données, garantissant leur sécurité.
• Assurance de la fiabilité et de la conformité en cas de contrôles de l’URSSAF.
• Possibilité de contrôler et d’effectuer des analyses prédictives sur les dépenses.
• Optimisation de la politique tarifaire, alignée sur les besoins spécifiques de l’entreprise.

Comment fonctionne notre logiciel de notes de frais ?

Nous vous invitons à découvrir le fonctionnement de notre logiciel de notes de frais dans la vidéo ci-dessous.

Ce qu’il faut savoir : La saisie des frais professionnels se fait directement depuis le smartphone du salarié via une application moderne et intuitive. Il est possible de numériser les justificatifs papier et factures numériques en seulement quelques secondes et automatiser la saisie des informations grâce à la technologie OCR.

De plus, la gestion des frais kilométriques est simplifiée grâce à l’intégration native du barème URSSAF. L’application calcule automatiquement le montant des indemnités kilométriques en prenant en compte la distance parcourue et les informations du véhicule du salarié.

À noter également, notre logiciel note de frais Silae Expense est intégré à l’ensemble de l’écosystème Silae. Il est donc possible d’assurer l’archivage des justificatifs sur le coffre-fort numérique Silae Dématérialisation. Plus besoin de conserver et d’archiver des factures au format papier. Justifiez de l’exactitude et de l’origine des documents en toute légalité.

Automatisez également le remboursement des notes de frais et la génération de déclarations sociales nominative grâce aux connecteurs avec Silae Paie. Onboardez vos collaborateurs sur Silae Expense grâce à la synchronisation automatique des entrées et sorties des salariés. Mettez fin aux Saisies manuelles. La solution Silae Expense vous permet de passer au 100% digital en toute sérénité.

La liste des fonctionnalités de notre logiciel de notes de frais Silae Expense

Nous vous proposons de découvrir dans le détail la liste des fonctionnalités présentes au sein de notre logiciel de notes de frais Silae Expense.

Plateformes d’utilisation

Une Application smartphone native :

• Gestion des dépenses professionnelles en temps-réel depuis un téléphone iOS & Android.
• Possibilité de saisir une dépense sans connexion internet (les données sont synchronisées automatiquement dès qu’une connexion est à nouveau disponible).
• Support des fonctionnalités d’accessibilité pour répondre aux besoins en matière de vision, de physique et motricité, d’audition et d’apprentissage.

Une application web disponible en mode SaaS :

• L’application peut être utilisée partout et à tout moment : il suffit d’une simple connexion internet et d’un ordinateur (Windows ou Mac).
• Mise à jour automatique.

Déclaration des frais des salariés

De très nombreuses options en matière de déclaration des frais salariés :

• Gestion à la dépense : La saisie et le traitement des frais se font au fil de l’eau.
• Dématérialisation des frais réels : Les frais professionnels peuvent être saisis via le scan des reçus papier, l’import des factures en format PDF ou encore via un transfert des e-factures par email.
• Support des fichiers multi-pages : L’ensemble des éléments scannés ou importés sont consultables depuis les différentes plateformes web et mobile
• Technologie OCR augmentée : Extraction automatique des données des justificatifs papiers et factures numériques (multi-taux TVA, multi-pays, multi-devises). Une interaction dynamique est disponible entre le reçu et le formulaire pour éviter les saisies manuelles.
• Taux de change automatique : Les dépenses réalisées en devise étrangère sont converties automatiquement selon le taux du jour en vigueur.
• Gestion des indemnités kilométriques : Possibilité de déclarer des trajets simples, aller-retour ou multi-destinations via la fonctionnalité Maps, ou de sélectionner parmi des trajets récurrents. Le calcul des indemnités kilométriques est automatique grâce à l’intégration native du barème URSSAF. Possibilité de configurer un taux fixe.
• Gestion des certificats d’immatriculation des véhicules : Ajout et visualisation des cartes grises rattachées aux véhicules des salariés. Contrôle et validation par un utilisateur Administrateur.
• Gestion des tags : Un tag peut être associé à une dépense afin de catégoriser librement les frais (projet, client, affaire…).
• Gestion des invitations internes : Possibilité de sélectionner des collaborateurs internes parmi une liste déroulante afin de les associer à une dépense.
• Refacturation des frais : Une dépense peut être déclarée comme “refacturable” si celle-ci doit être remboursée par un tiers.

Traitement des frais salariés et politique de dépenses

• Un système d’alertes : Une alerte se déclenche lorsque des informations obligatoires ne sont pas renseignées, en cas de détection de doublons ou de dépassement de seuil.
• Circuit d’approbation : Possibilité de valider les éléments depuis les applications mobiles et web.
• Historique des statuts : Un historique est disponible afin de tracer les évolutions de statut.

Une intégration native avec les outils Silae

Silae Expense dispose d’une intégration native au sein du coffre-fort numérique Silae Dématérialisation. Ainsi, vous disposez de :

• La conformité RGPD (certifié AFAQ VP2 par l’AFNOR).
• La certification LAE (logiciel d’archivage électronique).
• L’archivage à valeur probante.

De plus, un connecteur Silae Paie permet :

• La gestion des entrées/sorties des salariés.
• L’intégration des notes de frais sur bulletin/hors bulletin/DSN.

Des fonctionnalités d’export

Il est possible d’effectuer de nombreux exports depuis l’outil :

• Export standard : Les frais peuvent être exportés en différents formats : Excel, CSV, PDF avec justificatifs, ZIP.
• Export personnalisé : Possibilité de configurer un ou plusieurs modèles d’export en sélectionnant le type de données à générer et leur format, l’intitulé et l’ordre des colonnes.
• Export comptable : Export des frais sous forme d’écritures comptables (comptes crédit/débit/TVA). Configuration du plan comptable (nature de frais/compte de charge). Format CSV pouvant être transformé (par le partenaire) et intégré aux ERP du marché
• Export refacturation : Les frais déclarés comme “Refacturable” peuvent être exportés dans un rapport de synthèse pour être transmis au client (justificatifs des frais inclus).

Toute une équipe à votre disposition

Chez Paybee, nous disposons de toute une équipe de gestionnaires de paie, techniciens RH et informaticiens pour vous accompagner au quotidien.

Silae Expense / Jenji : Nos offres

Nous vous proposons deux offres bien distinctes au niveau de notre solution de notes de frais :

• Silae Expense.
• Silae Expense Pro.

Ces deux offres couvrent des périmètres fonctionnels différents, mais avec un socle commun. L’objectif étant de vous offrir une solution sur-mesure quelle que soit la taille de votre entreprise.

En résumé, Silae Expense, notre première solution, correspond à notre offre standard qui saura répondre aux besoins de nombreuses entreprises. Silae Expense Pro, quant à elle, est une solution qui est beaucoup plus personnalisable et donc adaptée aux structures plus importantes ayant des besoins bien spécifiques.