Tout savoir sur les stages en entreprise : Embaucher un stagiaire (ou plusieurs)

Vous envisagez d’accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise ? Vous trouverez ci-après tout ce que vous devez savoir sur le sujet afin de préparer au mieux cette arrivée !

 

La notion de stage

Les périodes de formation en milieu professionnel (élèves du second degré) et les stages (élèves en universités) correspondent à des périodes temporaires de mise en situation professionnelle, au cours desquelles l’élève ou l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification.

 

La convention de stage

Le stage donne lieu à la signature obligatoire d’une convention entre l’établissement d’enseignement (et le tuteur enseignant), l’entreprise, (et le tuteur entreprise), et le stagiaire ou son représentant légal.

Comme indiqué, la convention de stage est obligatoire et l’employeur ne peut y déroger.

 

Les formalités de l’embauche d’un stagiaire

L’embauche d’un stagiaire fait obligatoirement l’objet de formalités. Ne relevant pas du statut salarié, l’employeur n’a pas à procéder à l’établissement d’une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), ni même à l’organisation d’une visite médicale d’embauche.

Le stagiaire conservant sa qualité d’élève ou d’étudiant, il n’est pas pris en compte dans l’effectif de l’entreprise. En revanche, l’entreprise d’accueil a l’obligation d’inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre du personnel.

 

La durée maximum d’un stage

La durée maximum d’un stage (ou des stages) effectué(s) par un stagiaire dans une même entreprise ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement.

Les jours de congés et les autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité et d’adoption ou toute absence prévue par la convention de stage sont pris en compte.

À lire : La durée du travail des mineurs.

 

La gratification du stagiaire

La gratification du stagiaire est obligatoire dès lors que la durée du stage est supérieure à 2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire

Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour. Chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Un mois correspond donc à 154 heures (22 jours × 7 heures) : Le versement d’une gratification est donc obligatoire dès 308 heures de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil, même de façon non continue (154 heures × 2), c’est-à-dire à partir de la 309ème heure.

Sauf dispositions conventionnelles plus avantageuses, le stagiaire perçoit une gratification au moins égale à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit à ce jour, 3.75 € de l’heure. Dans ce cadre, la gratification du stagiaire versée est exonérée de cotisations salariales et patronales de sécurité sociale. Si une gratification supérieure est versée, la fraction excédentaire est soumise à charges sociales.

La gratification du stagiaire est due pour chaque heure de présence, à compter du premier jour du premier mois du stage. Un simulateur a été mis en place afin de vérifier si une gratification doit être attribuée au stagiaire et permet d’en calculer le montant : service-public.fr/professionnels-entreprises

 

Tuteur de stage

L’entreprise d’accueil doit désigner en son sein un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Le tuteur est le référent du stagiaire et il se devra de veiller au bon déroulement du stage.

Un tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires en même temps.

 

Délai de carence

L’accueil successif sur un même poste de travail d’un stagiaire est soumis au respect d’un délai de carence (égal à 1/3 de la durée du précédent stage).

 

Autres droits

Le stagiaire se voit appliquer les mêmes règles que les salariés permanents de l’entreprise en matière de :

  • Durées maximales quotidienne et hebdomadaire de travail, travail de nuit, repos quotidien et hebdomadaire, jours fériés.
  • Congés et autorisations d’absence en cas de grossesse, paternité ou adoption.
  • Protection contre toute forme de discrimination ou d’ harcèlement.
  • Accès aux activités sociales et culturelles du Comité Social et Economique (CSE).
  • Accès au restaurant d’entreprise ou attribution de titres-restaurant.
  • Prise en charge des frais de transports en commun.

 

Couverture sociale du stagiaire

N’étant pas salarié de l’entreprise, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficiait jusqu’alors (régime étudiant).

Les stagiaires bénéficient cependant d’une couverture liée au risque accident du travail.

À lire : Quelles sont les conséquences d’un accident du travail pour un employeur ?

 

Quota de stagiaires en entreprise

L’accueil simultané de stagiaires dans une même entreprise est limité à :

  • 3 dans les entreprises de moins de 20 salariés.
  • 15% de l’effectif dans les entreprises comprenant au moins 20 salariés.

Vous devrez donc veiller à respecter ce quota de stagiaires en entreprise.

 

La fin du stage

La fin du stage donne lieu à la délivrance par l’entreprise d’accueil d’une attestation de stage mentionnant la durée effective totale du stage, et le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

Si l’embauche du stagiaire est prévue à l’issue de la période de stage, la période d’essai pourra être réduite sous certaines conditions, et l’ancienneté acquise durant le stage prise en compte.

 

Informations importantes concernant l’embauche des stagiaires

Il ne pas confondre le recours à un stagiaire et l’emploi d’un salarié

Le stagiaire accueilli en entreprise est en période de formation et d’apprentissage. Il ne doit pas réaliser une prestation de travail. Les missions confiées au stagiaire doivent également être compatibles avec son cursus pédagogique.

Une convention de stage ne peut pas être conclue :

  • Pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent.
  • Pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise.
  • Pour occuper un emploi saisonnier.
  • Pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu.

Le conseil de prud’hommes, saisi d’une demande de requalification d’un stage en contrat de travail, statue dans un délai d’un mois.

 

N’hésitez pas à contacter nos juristes en droit social pour plus d’informations.

 

Source de l’article : L’embauche d’un stagiaire en entreprise par Axens.

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